سياسة المكتب مع العملاء

أولا : خدماتنـا

1-1نلتزم بتقديم أعلى مستوى من الخدمة لعملائنا ، لمساعدتهم في تحقيق أهدافهم ، ببذل المهارة المعقولة مع الالتزام بجميع المعايير المهنية. ويتحدد نطاق خدماتنا بحسب الطبيعة المحددة لنوع المعاملة والتعليمات التي نتلقاها من العميل .

1-2نحن على ثقة بمستوى الخدمة التي نقدمها ومع ذلك نسعى إلى الحصول على تقييم عملائنا لأدائنا ، حيث نهتم بتلقي مقترحاتهم حول كيفية تحسين خدماتنا.

1-3في حال وجود أي استفسار بشأن الخدمة التي نقدمها أو أي مشكلات عملية ، يتم التواصل مع المحامي الذي يتم التعامل معه العميل بالمكتب ، ونحن ملتزمون بالاهتمام بطلبه وفقًا للإجراءات المعتمدة لدينا في هذا الشأن.

1-4نحن خاضعون للإدارة العامة للمحاماة بوزارة العدل والهيئة السعودية للمحامين وفقاً لما يصدر عنهم من قرارات أو تعليمات .

1-5في حال عدم وجود تعليمات محددة من العميل ، فلن نكون ملزمين بتقديم المشورة أو تحمل المسؤولية عن أي خدمه تتجاوز النطاق المحدد للتعليمات المقدمة إلينا. كما لن نقدم مشورة خارج نطاق تعليمات العميل دون تلقي تعليمات محددة منه بذلك.

ثانيا : الأتعاب والمصروفات :

1-2تُحتسب أتعابنا في الغالب على أساس الخدمات المطلوبة بالاتفاق مع العميل فقد يتم الاتفاق على أتعاب مقطوعة أو على نسبة متفق عليها من قيمة المعاملة أو منهما معهاً أو الأجر بالساعة.

2-2عادة يتم التعاقد مع العميل قبل بدء الخدمة وفي التعاقد بأجر الساعة يتم تحديد الاجر الذي يتقاضاه القائم بالعمل من المحامين بالمكتب والساعات التقديرية لإنجاز المعاملة لاعتمادها من العميل مسبقاً.

2-3تتم مراجعة معدلات الاتعاب بالساعة على فترات، ويتم إخطار العميل بأي تغييرات تطرأ عليها في حينه.

2-4نحتفظ بسجل للوقت الذي نقضيه في العمل على كل قضية، ويُستخدم ذلك كمرجع عند احتساب الأتعاب بأجر الساعة.

2-5تحديد أتعابنا يتم على أساس ما يلي:

ثالثا : الخبراء :

لن نستعين بأي خبراء إلا بإذن العميل الصريح أو الضمني ، وسنختار مهنيين نعتقد أنهم يتمتعون بالكفاءة، إلا أننا لا نتحمل المسؤولية عن إهمال أي شخص نستعين به نيابة عن العميل .

رابعاً : التقديرات :

4-1نسعى بوجه عام إلى تقديم تقدير مسبق للمصروفات المرتبطة بالعمل .

4-2في مسائل التقاضي والمعاملات، قد تتحدد طبيعة العمل ونطاقه وفقًا لإجراءات الجهة القضائية أو الموقف الذي تتخذه الأطراف الأخرى أو الذي يتخذه العميل.

خامسا : فريـق العمـل :

يتم إبلاغ العميل بأسماء فريق العمل الذين سيتولون مسؤولية إدارة ومتابعة الخدمة التي نقدمها له ، ويحق له طلب قيام شخص معين منهم بتنفيذ أعماله ، وسنسعى إلى تلبية طلبه حيثما أمكن ذلك ، ومن وقت إلى آخر، قد يساهم أعضاء آخرون من فريق العمل في تقديم الخدمة ، بحسب الحاجة، من حيث الخبرة ذات الصلة أو من الناحية الإدارية أو بأي طريقة أخرى.

سادسا : السـداد :

تستحق الفواتير السداد عادة خلال (14) يومًا من تاريخ تقديمها للعميل ، وفي حال تحصيلنا الاموال بالوكالة عن العميل ، يجوز لنا استخدام تلك الأموال ، لسداد الفواتير كليًا أو جزئيًا ، وفي حال إنهاء الاتفاق مع العميل قبل انتهاء الخدمة أو العقد المبرم معه ، يحق لنا الحصول على كامل الأتعاب المستحقة مالم يتم الاتفاق على غير ذلك كتابة .

سابعا : الامتثال لمكافحة غسل الأموال :

نحن ملتزمون بالامتثال لإجراءات مكافحة غسل الأموال ، ولهذا الغرض، قد نكون نطلب من العميل مستندات تثبت المستفيد الحقيقي من الخدمة وبياناته الشـخصية ، وذلك للاحتفاظ بها في سجلاتنا ، وفي حال عدم تقديم مستندات مرضية لنا، أو إذا كان لدينا أي سبب للاشتباه في وجود أنشطة تتعلق بغسل الأموال، فيجوز لنا رفض التعامل مع العميل أو التوقف عن العمل نيابة عنه متى ما تبين لنا سبب الاشـتباه.

ثامنا : حماية البيانات :

8-1أثناء تقديم خدماتنا للعميل ، قد نحتاج إلى معالجة بيانات شخصية تتعلق به أو بموظفيه أو وكلائه أو ممثليه ، وقد تتم هذه المعالجة لأغراض تقديم الخدمات النظامية التي يطلبها ، بما في ذلك تقديم المشورة النظامية والأغراض الإدارية والفوترة والوفاء بالتزاماتنا المتعلقة بمكافحة غسل الأموال وغيرها من الأغراض المرتبطة بصورة معقولة بتقديم الخدمات النظامية ، وسيتم تنفيذ جميع عمليات معالجة بيانات العميل الشخصية بما يتوافق مع التزاماتنا بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات.

8-2قد نقوم بمعالجة بيانات العميل الشخصية لأغراض تسويقية تتعلق بخدماتنا النظامية ، وفي حال اعتراضه على استخدام اسمه لأغراض التسويق عليه إبلاغنا بذلك كتابة .

تاسعا : حق الاحتفاظ بالمستندات :

توجد ظروف قد يحق لنا فيها ممارسة حق الاحتفاظ بالمستندات بسبب التكاليف غير المسددة من العميل ، ويعني ذلك أنه قد يحق لنا الاحتفاظ بمستندات العميل الأصلية وغيرها من الأوراق التي تم الحصول عليها إلى حين سداد جميع الأتعاب والمصروفات غير المدفوعة وضريبة القيمة المضافة.

عاشراً : حـدود المسؤولية المهنية :

تكون مسؤوليتنا تجاه العميل الناشئة عن تكليفنا أو المرتبطة به، سواء كانت ناشئة عن إخلال بالعقد أو بواجب نظامي أو عن إهمال أو غير ذلك، محدودة بما لا يتجاوز الاتعاب المدفوعة من العميل حتى تاريخ نشوء المسؤولية .

حادي عشر : الأموال المحتفظ بها في الحساب :

يتم الاحتفاظ بأي أموال نتلقاها نيابة عن العميل بموجب توكيل منه الى أن يتم سدادها له حسب تعليماته الخطية ، وإذا قمنا بإيداع أموال العميل لدى بنك مرخص ، فإننا لا نتحمل المسؤولية عن أي خسائر قد يتكبدها العميل إذا عجز البنك عن إعادة الأموال المودعة بسبب نقص السيولة أو لأي سبب آخر.

ثاني عشر : السرية :

12-1تتم معاملة جميع المعلومات المتعلقة بالعميل بأقصى درجات السرية وفقًا لأعلى المعايير المهنية ، وأي مشورة نقدمها تكون لمصلحته وحده ولا يجوز لأي طرف ثالث استخدامها أو الاعتماد عليها ، واجب العناية الذي نتحمله يكون تجاه عميلنا، ولا يمتد إلى طرف ثالث

12-2يخضع الالتزام أعلاه لبعض الاستثناءات النظامية ؛ حيث فرضت الأنظمة المتعلقة بغسل الأموال وتمويل الإرهاب على المحامين واجبًا قانونيًا، في ظروف معينة، بالإفصاح عن المعلومات عندما يعلم المحامي أو يشتبه في أن معاملة تتم نيابة عن العميل تنطوي على غسل أموال ، وفي حال حدوث ذلك، فقد لا يكون بإمكاننا إبلاغ العميل بأن الإفصاح قد تم أو بيان أسباب ذلك.

ثالث عشر : البريد الإلكتروني :

يُستخدم البريد الإلكتروني كوسيلة معتمدة للتواصل مع العميل ، ومع ذلك، لا يمكن ضمان أمانه بشكل كامل، نظرًا إلى أن الرسائل تمر عبر مزودي خدمات خارجيين ، وما لم يطلب العميل منا عدم القيام بذلك ، يتم استخدام البريد الإلكتروني للتواصل معه ومع الأطراف الاخرى ذات العلاقة .

رابع عشر : إتلاف السجلات والمستندات :

نحتفظ بالحق في إتلاف الملفات والمستندات المتعلقة بأي معاملة أو أعمال مكتملة بعد مرور خمس سنوات من تاريخ اكتمالها مالم يطلب العميل استلامها ، ويمكن استرجاع صورة المستندات من التخزين بناءً على طلب العميل ، مع مراعاة فرض رسوم على ذلك ، وإذا كان الاسترجاع يتطلب مراجعة الملفات أو المراسلات أو القيام بأعمال أخرى، فإننا نحتفظ بالحق في احتساب رسوم مقابل الوقت المستغرق في إنجاز ذلك .

خامس عشر : نظــام المحامـاة :

تخضع هذه السياسة وتفسر وفقًا لنظام المحاماة ولائحته التنفيذية وقواعد السلوك للمحامين ، كما يتم بموجبها إخضاع أي نزاع قد ينشأ فيما يتعلق بهذه السياسة إلى الاختصاص القضائي الحصري للمحاكم السعودية.